Hoe goed is jouw bedrijf bereikbaar?

Veel bedrijven worstelen met de bereikbaarheid, vooral via de telefoon. Veel communicatie gaat tegenwoordig via de mail of via instant messaging diensten. Maar vaak is het toch ook wel prettig om elkaar persoonlijk te spreken. Klanten klagen vaak als een bedrijf niet telefonisch bereikbaar is, of slechts op beperkte tijden. Maar feit is ook dat bedrijven vaak moeite hebben om voldoende personeel in te zetten om klanten te woord te staan. Dit leidt dan tot beperking van de openingstijden of lange wachttijden. Bedrijven kunnen de bereikbaarheid verbeteren door inkomende gesprekken beter te stroomlijnen.

Keuzemenu’s
Een grote ergernis van bellers is een wirwar aan keuzemenu’s. Hier gebruik van maken kan prima bij zakelijke telefonie, maar het is dan wel zaak dat de klant er wat mee opschiet. Als iemand zich door een eindeloos menu heen heeft geworsteld en allerlei gegevens heeft ingetoetst of ingesproken, dan moet het natuurlijk niet zo zijn dat, zodra de beller contact heeft met een medewerker, opnieuw dezelfde vragen moet beantwoorden. Het meest efficiënt is als een beller na het doornemen van een – liefst simpel – keuzemenu, meteen de juiste afdeling aan de lijn krijgt die hem snel kan helpen met een vraag of probleem.

Betrouwbare telefonie
Goed bereikbaar zijn is belangrijk voor bedrijven. Een klant die je niet te pakken kan krijgen, of een patiënt die een spoedgeval heeft en niemand aan de lijn krijgt is frustrerend en kan soms zelfs leiden tot gevaarlijke situaties. Daarom is een stabiel zakelijk telefoonnetwerk belangrijk. Als er een storing is dan moet dit zo snel mogelijk worden opgelost. Daarom besteden grote en kleine bedrijven de telefonie uit aan een specialist, vaak in combinatie met het bedrijfsnetwerk voor internet en bestandsbeheer, omdat deze disciplines nauw met elkaar zijn verbonden. Er wordt steeds meer gebruikgemaakt van mobiele nummers, en ook die kunnen in het bedrijfsnetwerk worden geïntegreerd. Medewerkers kunnen hun doorkiesnummer op kantoor doorschakelen naar hun smartphone zodat ze overal bereikbaar zijn.

Moet je altijd bereikbaar zijn?
Sommige klanten vinden dat een bedrijf als het even kan 24/7 bereikbaar moet zijn. Nu is dat voor vrijwel geen enkel bedrijf haalbaar. Tijdens kantooruren bereikbaar zijn lukt nog wel, maar na 17u zijn veel bedrijven doorgeschakeld naar een antwoorddienst die meldt dat het kantoor gesloten is. Je kunt je bereikbaarheid wel vergroten door gebruikte maken van een callcenter. Zij nemen dan de telefoon aan op momenten dat je dat zelf niet kunt of wilt doen. Vooral voor zzp’ers is dit handig, als ze bijvoorbeeld op locatie aan het werk zijn. Als je bezig bent met een schilderklus aan een huis of je staat net een klant te knippen in je kapsalon, dan is het wel zo fijn als je je werk niet hoeft te onderbreken om een telefoontje aan te nemen. Voor de beller is het prettig toch iemand aan de lijn te krijgen die een boodschap kan aannemen of een terugbelverzoek kan noteren.