Intensieve periode voor team Burgerzaken

NIJKERK De afdeling Burgerzaken heeft door de coronacrisis heel wat veranderingen moeten doorvoeren om de dienstverlening aan de inwoners van de stad toch door te kunnen laten gaan. Yvonne ten Boden en Petra van Reenen, beiden werkzaam bij Burgerzaken, blikken terug op een intensieve periode.

Van Reenen is binnen Burgerzaken verantwoordelijk voor de huwelijken die binnen de gemeente gesloten worden: ,,Ik wijs de buitengewoon ambtenaar van de burgerlijke stand aan een bruidspaar toe. Op het moment dat de intelligente lockdown in ging, brak er een chaotische periode uit, want wat was het gevolg: mensen mochten niet meer in grote groepen samen zijn en de horeca ging dicht. Er mocht niet meer op locatie getrouwd worden. Alleen de trouwzaal bleef open voor bruiloften, want trouwen is een officiële gebeurtenis die gefaciliteerd moest blijven worden.”

Er waren stellen die drie keer hun huwelijk hebben verzet.

TOPMAANDEN In de trouwzaal passen normaal gesproken 65 mensen. Nu werd dit teruggebracht naar twintig stoelen die op 1,5 meter afstand van elkaar moeten staan. Veel kosteloze huwelijken bleven doorgaan. Van Reenen: ,,Veel bruidsparen hebben hun huwelijk verzet. Anderen wilden toch graag trouwen, bijvoorbeeld vanwege een hypotheek die ze wilden afsluiten. Er waren stellen die drie keer hun huwelijk hebben verzet. Van april naar juni naar augustus.” 

Normaal gesproken zijn de maanden voor de zomervakantie topmaanden. ,,We hadden dit jaar in mei al ruim veertig huwelijken gepland staan, die zijn teruggebracht tot vijftien, waarvan zes kosteloze huwelijken.” Van Reenen zag wel veel creativiteit ontstaan: ,,Er werd door een bruidspaar een livestream opgezet, zodat gasten vanuit huis mee konden kijken. Ook was er een bruidspaar dat een rijdende receptie had na hun huwelijk.” Respect heeft Van Reenen voor de babsen. ,,Ze zijn erg flexibel geweest in het verzetten van de data.”

Op de rest van de afdeling Burgerzaken kon het werk dankzij aanpassingen voor een groot deel doorgaan, zeker de spoedaanvragen. Ten Boden: ,,Sommige producten moesten uitgegeven worden, zoals een identiteitsbewijs of rijbewijs, omdat de oude verlopen was. Ook de aangiften van geboorte en overlijden moesten wel door kunnen gaan.” Online werken werd een must. Waar het kon werd DigiD ingezet en anders stuurde Burgerzaken formulieren toe via de mail of over de post. Van Reenen: ,,Ons klantcontactcentrum is erg druk geweest omdat er voor een bezoek aan het stadhuis altijd een afspraak gemaakt moest worden via hen.”

Waar we flexibel konden zijn, waren we dat.

LOOPROUTE Het gemeentehuis werd ook voorbereid op de 1,5 meter samenleving. Inmiddels is bijvoorbeeld in het stadhuis een looproute uitgestippeld door middel van pijlen, om de 1,5 meter afstand te waarborgen. Balies worden na elke afhandeling schoongemaakt en er zijn spatschermen aangebracht. Ten Boden: ,,We hebben een gastvrouw die bezoekers aan het stadhuis ontvangt, checkt of ze een afspraak hebben en mensen wijst op het nemen van hygiënische maatregelen.” Van Reenen: ,,Het beleid is steeds aangepast naarmate de noodverordening dat toeliet. Er is veel contact geweest met het crisisteam. De meeste medewerkers van de gemeente gingen thuis werken en iedereen die thuis kan werken blijft dat voorlopig doen.”

FLEXIBEL Ten Boden: ,,In de eerste fase hadden we in de avonduren een beperkte openstelling van het loket in het stadhuis in Nijkerk, voor mensen met een vitaal beroep. Waar we flexibel kunnen zijn op de afdeling Burgerzaken, zijn we flexibel. We houden natuurlijk wel vast aan de richtlijnen die de overheid stelt.”

Bekijk hieronder de bijbehorende video: 

Dit artikel kwam mede tot stand in samenwerking met de gemeente Nijkerk.