Declaraties GS vaag en onvolledig

12 mei 2010 om 00:00 Nieuws

Van de Heuvel heeft zich in zijn onderzoek gebaseerd op het onderzoek dat Deloitte in opdracht van gedeputeerde staten van Gelderland heeft ingesteld naar de bestaande regelgeving over onkostenvergoedingen en naar declaraties van het college over het jaar 2009. Geconstateerd is dat bij veel declaraties geen gebruik is gemaakt van voorgeschreven declaratie- of begeleidingsformulier, hoewel dit verplicht is. Ook bleek dat bij declaraties van de creditcard en directe facturen het begeleidingsformulier ontbrak. Ook waren declaraties niet altijd ondertekend door de provinciesecretaris. Hierdoor was achteraf niet vast te stellen of de declaratie was gecontroleerd en geaccordeerd. Merkwaardig is dat, ondanks dit soort omissies, toch tot betaling is overgegaan. Ook waren declaratie- of begeleidingsformulieren niet volledig ingevuld. zodat niet kon worden vastgesteld om welke soort onkosten het ging. Ook was onbekend of zakelijke verblijfkosten terecht werden gedeclareerd, want de reistijden ontbraken. In enkele gevallen ontbraken verplichte bonnen of kwitanties bij het declaratie- of begeleidingsformulier. Ook werden facturen niet voor akkoord getekend door het desbetreffende collegelid. In combinatie met het ontbreken van het benodigde begeleidingsformulier, bij de ruime meerderheid van de gevallen, zijn de uitgaven hierdoor niet (volledig) controleerbaar. Het is dus de vraag of de administratieve organisatie op orde is en of ook elders in het betalingscircuit dit soort gebreken bestaan. Deloitte constateert dat de administratieve eisen, de verwerking van en de controle op het declaratiesysteem hebben gefaald of niet aan de eisen voldoen. Zo signaleert Deloitte onvoldoende interne controle, niet tijdig inleveren van declaratieformulieren, contant geld opnemen met de provinciale creditcard, het verantwoorden van declaraties is onder de maat en er worden zaken gedeclareerd die uit de ambtstoelage moeten worden betaald of privé zijn. Volgens het rapport verdient het aanbeveling de Rekenkamer Oost-Nederland ook een onderzoek te laten instellen naar het declaratiegedrag en de declaraties over het jaar 2010, om te verifiëren of ook in dit opzicht de zaak goed op de rails staat.

Integriteitsscan wijst omissies en gebreken uit REGIO - Het declaratiebeleid van gedeputeerde staten van de provincie Gelderland laat te wensen over. Dit blijkt uit de integriteitsscan die is uitgevoerd op verzoek van de statenfractie Groep van Bergen door prof.dr. J.H.J. van den Heuvel. De auteur is als bestuurskundige verbonden aan de Vrije Universiteit in Amsterdam en lid van de onderzoeksgroep Integriteit van Bestuur.

door Jeanne Dijkstra

Een belangrijke oorzaak van de fouten wordt toegeschreven aan regelgeving. De ambtelijke toelichting is slordig, onvolledig en soms onjuist. Toch heeft het college op grond van de regels en op basis van de ambtelijke toelichting jarenlang gedeclareerd. Het college heeft inmiddels na vragen van Groep van Bergen, de gebreken in de organisatie ter hand genomen en toegezegd dat de ambtelijke toelichting in overeenstemming wordt gebracht. Het college heeft provinciale staten daarover geïnformeerd.