Afbeelding
Foto Gorodenkoff Productions OU

Hoe SAP Business One alle afdelingen aan elkaar verbindt

11 augustus 2022 om 09:49 Partnercontent

Een ERP-pakket is een all-in-one oplossing. Dat betekent dat u in één keer met alle afdelingen overstapt op één softwarepakket. SAP Business One heeft daarom toepassingen en functionaliteiten voor alle afdelingen van uw bedrijf.

Bedrijven zijn er in alle soorten en maten. Niet elke afdeling heeft dezelfde afdelingen en bij kleine bedrijven zijn er soms handelingen die slechts door één persoon uitgevoerd worden. Het woord ‘afdeling’ is dan niet op zijn plaats. Toch zijn er enkele basale bedrijfsprocessen die in vrijwel elk bedrijf aanwezig zijn. 

Vergelijkbare bedrijfsprocessen

Elk bedrijf moet bijvoorbeeld producten of diensten aan de man brengen. Vervolgens moeten die producten gemaakt worden of de diensten worden uitgevoerd. Deze worden daarna of soms vooraf gefactureerd.

Ook is er altijd iemand die de leiding heeft en iemand die de benodigde producten of onderdelen inkoopt om de service te leveren die verwacht wordt. Veel bedrijven hebben bovendien een helpdesk of een supportafdeling en een bepaalde voorraad. Ziedaar alle modules die ook in SAP Business One vertegenwoordigd zijn!

Het gevaar van eilandautomatisering

Hoe groter een bedrijf wordt, hoe groter dat verschillende medewerkers langs elkaar heen werken en hun eigen manier hanteren om bedrijfsgegevens op te slaan. Dat levert op termijn problemen op. Medewerkers zijn bijvoorbeeld nauwelijks vervangbaar en ziekte of verzuim wordt direct een bedrijfsrisico van formaat. 

Ook zien we vaak dat diverse afdelingen kleine softwarepakketten gebruiken, die niet op elkaar aansluiten. Eilandautomatisering wordt dat genoemd: het verschijnsel dat elke afdelingen efficiënt probeert te zijn op een ‘eigen eilandje’.  

In de praktijk zorgt dat meestal juist voor minder efficiëntie. In de overdracht tussen de ene en de andere medewerker gaat veel informatie verloren. Houtje-touwtje koppelingen lopen niet soepel en uiteindelijk heeft niemand het totaaloverzicht.

Dat alles is verleden tijd als u een (nieuw) ERP-pakket, zoals SAP Business One omarmt. Hoewel in eerste instantie medewerkers niet altijd warmlopen voor deze grote overstap, zien we dat bedrijven vaak na 2 à 3 weken al niet meer terug zouden willen naar het oude systeem. 

Welke modules zijn er?

Hoewel elk bedrijf uniek is, zijn er grote gemene delers. SAP Business One wordt door tienduizenden bedrijven over de hele wereld gebruikt en heeft daardoor vele best-practises verenigd in handige modules met functionaliteiten die veel bedrijven dagelijks gebruiken. Dit zijn de modules die beschikbaar zijn:

  • Management en Administratie
    Voor deze afdelingen is de implementatie van een ERP-pakket misschien wel de grootste winst. Eindelijk overzicht over alle lopende processen en real-time inzicht in wat er gebeurt in het bedrijf! Managementbeslissingen hoeven voortaan niet meer op onderbuikgevoel genomen te worden, maar u kunt effectief sturen op cijfers.
  • Boekhouding en Financiën
    Uw financiële administratie heeft een directe lijn met de afdeling Sales. Alle afgemelde processen kunnen direct worden gefactureerd en veel handmatige handelingen kunnen geautomatiseerd uitgevoerd worden door de software. Fouten behoren daarmee tot het verleden en de klanttevredenheid neemt toe.
  • Voorraad & distributie
    Door uw voorraad en distributie te automatiseren, zorgt u ervoor dat altijd alles op tijd bezorgd wordt, terwijl u een minimale hoeveelheid producten op voorraad houdt. De diverse koppelingen met de afdelingen Sales en Inkoop zijn daarvoor cruciaal.
  • Productie en MRP
    Productieprocessen zijn vaak complex. Wet- en regelgeving maken deze processen zo mogelijk nog complexer. Kwaliteitscontroles en traceability zijn steeds vaker vereist en zorgen voor extra administratie. Met SAP Business One weet u precies welke processen plaatsvinden en welke grondstoffen of onderdelen gebruikt zijn in het eindproduct.
  • Project- en Resourcemanagement
    ERP-software moet niet alleen de lopende processen ondersteunen, maar ook nieuwe ontwikkelingen mogelijk maken. Precies dat doet de module Project- en resourcemanagement. Hierin monitort u proeven, testen en andere processen met als doel groei en productverbetering.
  • Verkoop & Service
    Verkopers – zowel binnendienst als buitendienst – communiceren optimaal met uw andere medewerkers doordat zij orders en klantspecifieke (prijs)afspraken direct inschieten in uw systeem. Daarnaast kunnen klanten hun eigen orders inschieten via online webportals en kunnen zij de status van hun order real-time inzien.
  • Inkoop en operations
    Te veel op voorraad hebben kost geld. Maar te laat uw inkopen doen zorgt voor onnodige vertragingen en ontevredenheid bij klanten. SAP Business One stuurt automatisch signalen wanneer productvoorraden een kritische drempel hebben bereikt. Sommige inkoopprocessen worden zelfs geheel automatisch uitgevoerd!

Optionele modules

Het mooie aan de software van SAP Business One is dat er naast de standaard-modules enorm veel extra mogelijkheden beschikbaar zijn door het toevoegen van zogenaamde add-ons. Deze software-plugins verrijken SAP Business One met honderd-en-een extra mogelijkheden en functionaliteiten. Logres Business Solutions kan u hierin uitstekend adviseren. Wij kennen de meest beproefde aanvullingen op uw ERP-pakket en hebben ervaring met het toevoegen en implementeren hiervan.

Deel dit artikel via:
advertentie

Gerelateerde artikelen